Privacy nel condominio, quali adempimenti per gli amministratori?

Privacy nel condominio, quali adempimenti per gli amministratori?

La privacy nel condominio sta per subire ulteriori modifiche. Infatti, con il nuovo regolamento europeo in materia di protezione dei dati personali (Regolamento UE/2016/679), che sarà effettivamente e pienamente applicato a partire dal 25 maggio del 2018, anche chi si occupi di amministrazione del condominio dovrà cercare di adeguarsi alle disposizioni di legge.

Il Garante per la Privacy si è occupato, proprio per chiarire che cosa dovrà fare ogni amministratore di condominio a Milano, e in tutte le altre città del nostro Paese, di rilasciare una guida grazie alla quale sarà possibile conoscere non solo i diritti e i doveri dei diversi soggetti del condominio, ma anche le pratiche che dovranno essere realizzate in modo concreto.

Vediamo, quindi, come cambierà la privacy nel condominio e quali dovranno essere gli adempimenti degli amministratori a riguardo.

Privacy nel condominio, le responsabilità dell’amministratore

In relazione a quella che può essere la tutela dei dati personali nel condominio, bisognerà partire dal presupposto per il quale le informazioni raccolte dovranno, ovviamente, essere trattate solo per le finalità necessarie.

L’amministratore, infatti, ha accesso ovviamente a tutta una serie di dati dei condomini, ma non potrà, ad esempio, diffonderli a suo piacimento, oppure utilizzarli per “ricattare” un condomino oppure per forzare una particolare decisione.

Detto questo, si può anche aggiungere come l’amministratore dovrà cercare di conciliare quelle che sono le sue esigenze di trasparenza, nella gestione del condominio, con il diritto alla riservatezza degli amministrati.

Quindi, chi amministri potrà arrivare a trattare solo quelle che sono le informazioni personali di chi abiti nel condominio.

Nello specifico, l’amministratore potrà gestire e utilizzare solamente quelli che sono i dati anagrafici, e i diversi indirizzi, dei condomini. A questi si aggiungeranno i dati relativi alla proprietà e ai pagamenti.

Per quanto riguarda i contatti dei condomini, il Garante ha specificato come chi amministri potrà avere a disposizione i numeri di telefono dei condomini e gli indirizzi di posta elettronica solamente nel momento in cui questi siano già stati resi parte di elenchi pubblici.

Diversamente rispetto ad altri titolari del trattamento dei dati personali, non sarà consentito all’amministratore di gestire quelli che sono i dati sensibili dei condomini, a meno che questi non risultino indispensabili ai fini dello svolgimento dell’attività di amministrazione.

Privacy nel condominio, lo svolgimento delle assemblee

Ogni amministratore di condominio a Milano, e in tutte le altre città italiane, si occupa della convocazione di quelle che sono le assemblee.

La gestione della privacy nel condominio si applicherà anche a queste occasioni, soprattutto nel momento in cui dovessero presentarsi dei soggetti esterni rispetto al palazzo per il quale si stia discutendo.

Proprio in relazione a tale fattispecie, sempre con riferimento alla tutela della privacy, il Garante ha specificato come i terzi soggetti, come ad esempio i consulenti, oppure tecnici che debbano presentare un preventivo, potranno partecipare alle assemblee, ma potranno essere presenti alla convocazione solamente per il tempo necessario al fine di trattare quello che sarà il punto all’ordine del giorno per il quale sia richiesta la loro presenza.

Inoltre, sarà possibile registrare con una telecamera l’assemblea, ma solamente con quello che sarà il consenso informato di tutti i partecipanti.

Privacy nel condominio, l’accesso ai dati

Si sa che nella gestione dei dati personali, chi sia il titolare del potere di acquisizione degli stessi dovrà dare accesso alle informazioni a chi, come soggetto interessato, richieda di poter visionare i dati stessi, oppure di ottenerne la modifica o la revoca

Anche per il condominio si applicano delle regole abbastanza simili.

I condomini, infatti, avranno il diritto di sapere se siano presenti, negli archivi del condominio o dell’amministratore, dei dati personali che li riguardino. Per ottenere questo accesso, il condomino potrà presentare una domanda all’amministratore, in modo da accedere agli archivi stessi.

Inoltre, ogni condomino potrà anche accedere a quelli che saranno i registri nei quali siano memorizzati le spese e tutti gli adempimenti realizzati dagli altri condomini.

Diversamente rispetto a ciò che ci si potrebbe aspettare, i condomini non potranno, invece, consultare quelle che saranno le informazioni riferite all’intera gestione condominiale.

Il diritto di accesso ai dati si applica a tutti coloro che abitino nel palazzo: sia i proprietari sia gli affittuari.

I diritti che riguardino l’accesso ai dati dovranno sempre essere garantiti dall’amministratore di condominio. Infatti, qualora ciò non accada, e l’amministratore di rifiuti di concedere tale forma di accesso, sarà possibile per i privati rivolgersi al Garante per la Privacy.

La privacy nel condominio e la videosorveglianza

Sempre più condomini decidono di installare all’interno dello stabile delle telecamere, al fine di consentire la così detta videosorveglianza.

Questa, infatti, può essere molto utile nel caso in cui si siano subiti dei furti, oppure il condominio si trovi in una zona non molto ben frequentata.

Le norme relative alla privacy nel condominio si applicano anche ai sistemi di videosorveglianza.

In particolare, così come indicato dal Garante, qualora si voglia installare un sistema di videosorveglianza per consentire il controllo delle aree comuni del condominio, sarà necessario adottare tutte le misure, e le precauzioni, che sono presenti nel nuovo Codice della Privacy.

A tal proposito, sarà necessario, ad esempio, segnalare la presenza delle telecamere mediante l’apposizione di cartelli che siano facili da vedere e che possano essere letti da tutti i condomini, e anche dagli ospiti del condominio.

Le registrazioni realizzate con la videosorveglianza potranno essere conservate, come accade anche per altre situazioni, per un periodo limitato. In generale, tale periodo non potrà superare le 48 ore.

Allo stesso modo, le telecamere potranno riprendere e registrare le attività solo per le aree comuni, e non dovranno arrivare a registrare i luoghi circostanti, in quanto questo potrebbe andare a ledere la privacy di chi si trovi a transitare o a sostare in prossimità del condominio.

I dati che saranno stati raccolti dovranno essere protetti mediante l’attuazione di quelle che saranno misure di sicurezza preventive.

Infatti, bisognerà consentire l’accesso alle registrazioni solamente alle persone autorizzate, evitando la fuga di dati e tutte le possibili “contaminazioni” degli stessi.

La privacy nel condominio, quindi, dovrà sempre essere garantita, e uno dei detentori di questo obbligo sarà proprio l’amministratore.

 

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