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I documenti condominiali
Come già scritto in passato, al giorno d’oggi, amministrare un condominio è assimilabile in buona parte all’amministrazione di un’azienda, in cui devono essere presenti una certa quantità e tipologia di documenti.
Gestire un condominio vuol dire, tra le altre cose, conservare una moltitudine di dati e informazioni personali dei singoli condomini e delle loro abitazioni.
E stilare inoltre, anno per anno differenti documenti tra i quali: i verbali delle assemblee, il regolamento condominiale, il registro della contabilità, le tabelle millesimali, preventivi, fatture e via discorrendo.
Il diritto di accesso ai documenti
Con l’attuazione della riforma del condominio nel 2012, si è di fatto rafforzato il ruolo dell’amministratore di condominio che è diventato un gestore a tutti gli effetti.
In particolare tra i compiti assegnati, rientra la necessità di sostenere una amministrazione trasparente del condominio, consentendo la visione dei documenti riguardanti la gestione delle risorse comuni, ai condomini che ne facciano richiesta.
Tale obbligo è normato sulla base degli articoli 1129 e 1130 bis del codice civile.
In particolare, il primo afferma che l’amministratore è tenuto ad indicare ai condomini dove vengono conservati i registri condominiali, comunicando loro anche le tempistiche previste per la visione (orari e giorni) e per estrarne eventualmente una copia.
Mentre il 1130 amplia il diritto di accesso, prevedendo che i condomini abbiano il diritto di visionare i documenti condominiali giustificativi di spesa in qualsiasi momento, anche al di fuori dell’assemblea.
Qualora l’amministratore si rifiuti di mostrare la documentazione richiesta dal singolo condominio, quest’ultimo potrà anche intraprendere un’azione giudiziaria per vedere garantito un suo diritto.
Diritto all’informazione
La tematica che abbiamo affrontato finora, fa riferimento ad una necessità di trasparenza dell’informazione, relativa alla gestione condominiale.
Infatti, un condomino essendo parte integrante della comunità interna dello stabile di riferimento, deve poter essere messo nelle condizioni di verificare l’operato dell’amministrazione e chiedere le dovute spiegazioni nel caso in cui riscontri criticità.
Questo è quanto è emerso da diverse sentenze della Corte di Cassazione. La quale però ha anche tenuto a precisare che tale tipologia di attività non deve, diventare una forma di ostruzione nei confronti dell’amministrazione, né può andare oltre i limiti della correttezza.
Inoltre, va ricordato che sebbene l’amministratore non deve richiedere nessun onere per la sola visione dei documenti, è anche vero che ogni eventuale costo, ad esempio legato alla richiesta di copie dovrà essere a carico del singolo condomino che ne avrà necessità.
I limiti al diritto di accesso
Accanto al diritto di accesso ai documenti, va però ricordato che tale libertà presenta in ogni caso dei limiti.
Infatti, l’amministratore potrebbe ad esempio impedire la visione di documenti che contengono al loro interno i dati sensibili di alcuni condomini (come nel caso di informazioni relative alla salute).
Allo stesso modo, non può esserci libero accesso a quella documentazione che risulta ancora in fase di elaborazione. Ad esempio in questi casi la consultazione da parte di un condomino potrebbe interferire con la stesura e comprometterne la veridicità.
Possono poi sorgere dei problemi legati alla sicurezza. In quanto può verificarsi che alcuni documenti debbano essere conservati in luoghi specifici o con modalità particolari, e l’eventuale non rispetto di tali requisiti potrebbe portare l’amministratore ad impedire l’accesso a tali documenti.
Ed ancora, (evento già menzionato, nel paragrafo precedente) è possibile proibire la visione dei documenti condominiali se la richiesta non avviene in orari e momenti tali da non intralciare la gestione condominiale stessa da parte dell’amministratore.
La questione della consegna degli originali
Un’ulteriore tematica da approfondire, riguarda poi la possibilità da parte dei condomini di visionare i documenti in originale.
In tal senso, ne hanno tutto il diritto, ma poiché l’amministratore ne è custode e responsabile, per i successivi 10 anni, si potrà opporre alla richiesta di consegna.
Il condomino, avrà comunque la possibilità di farsi rilasciare una copia dei documenti condominiali di suo interesse.
Inoltre, a differenza di altri documenti per cui è richiesta l’autenticazione da parte di un pubblico ufficiale, i documenti condominiali anche se presentati in copia sono da considerarsi conformi all’originale fino a prova contraria (che dovrà essere data da chi ne avrà interesse).
Questo per evitare un passaggio burocratico che complicherebbe la vita condominiale, dato che l’autenticazione non può essere effettuata dall’amministratore, in quanto non è un pubblico ufficiale.
Utilizzo di un gestionale per l’accesso ai documenti
Ovviamente in un’era digitale l’accesso ai documenti per i condomini può essere semplificato attraverso l’utilizzo di un software gestionale che permetta l’accesso in maniera più facile a chi ne faccia richiesta.
In tal senso lo Studio Bassi fa affidamento su MioCondominio, il servizio web per la condivisione di informazioni, documenti e attività condominiali tra Amministratore, Condòmini e Fornitori, sviluppato da Danea.
In questo modo l’amministratore ha pieno controllo sui dati che vengono pubblicati, potendo scegliere quali caricare e potendo cambiare in qualsiasi momento le impostazioni per le persone autorizzate all’accesso.
Uno strumento semplice per poter comunicare in maniera facile e rapida con i propri condomini.
Conseguenze per l’amministratore che si rifiuta di esibire i documenti
In definitiva, dunque, se non nei casi previsti per legge, l’amministratore non può rifiutare l’accesso ai documenti ai condomini che ne facciano richiesta.
In caso di problemi di questo genere, il condomino potrà ricorrere all’autorità giudiziaria, chiedendo al giudice di ordinare all’amministratore la consegna dei documenti.
Questa procedura è prevista dall’articolo 633 del Codice di procedura civile e dall’articolo 700 del c.p.c. in caso di provvedimento d’urgenza.
In più nel caso di ulteriore rifiuto da parte dell’amministratore, quest’ultimo rischierebbe di incorrere in un processo di responsabilità penale per il reato di appropriazione indebita secondo quanto previsto dall’articolo 646 del Codice Penale, che prevede una multa tra i 1000 e i 3000 euro oltre che la possibile reclusione da due a cinque anni.
Hai mai fatto richiesta per consultare dei documenti condominiali? Hai mai avuto problemi? Scrivicelo nei commenti
