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Passaggio di consegne
Quella dell’Amministratore è una figura fondamentale all’interno dei condomini, in quanto risulta essenziale per la corretta gestione, e l’assolvimento degli obblighi necessari previsti dalla legge.
Diverse sono infatti le attività che un amministratore di condominio è chiamato a svolgere, e tra queste una di particolare rilievo è costituita dalla conservazione della documentazione condominiale.
Numerosi sono infatti i documenti, come fatture, bilanci, note spese, che vanno redatti, catalogati e conservati, al fine, in caso di necessità di poter dar conto del proprio operato, durante gli anni di gestione dell’immobile.
Inoltre, una corretta tenuta della documentazione è di fondamentale importanza anche nel momento in cui, il condominio decida per scelta propria o dell’ex amministratore, di rivolgersi ad un altro professionista.
E’ obbligatorio il passaggio di consegne?
Il momento del trasferimento di documenti da un amministratore all’altro, rappresenta sempre un evento abbastanza delicato.
In primis, perché riguarda una serie di documenti molto importanti che permettono di tenere traccia di tutta la contabilità e dunque di poter dimostrare di essere in regola in caso di controlli da parte delle istituzioni.
Ma anche perché in alcuni casi, non sempre l’amministratore uscente è ben disposto nel consegnare la documentazione, sia perché magari si sarebbe aspettato di essere riconfermato, sia perché a volte sa di non essere in ordine con le carte e dunque cerca di mascherare queste mancanze.
In ogni caso, in base a quanto previsto dall’articolo 1229 del codice civile, il sostituito, è obbligato a consegnare tutta la documentazione in suo possesso relativa al condominio e ai rispettivi condomini.
E’ bene sottolineare come ogni rifiuto non può essere giustificato e che può rappresentare fonte di responsabilità per l’amministratore inadempiente.
Come deve essere effettuato?
Generalmente, con il cambio di amministratore, il nuovo professionista nominato, si dovrà occupare di richiedere al suo predecessore tutta la documentazione condominiale in suo possesso, concordando con quest’ultimo data e luogo per effettuare il passaggio.
In alcuni casi però, può accadere che questa attività venga svolta da un singolo condomino.
Durante tale pratica, è buona norma verbalizzare la consegna di tutti i documenti in maniera analitica, controllando di aver ricevuto tutte le carte necessarie.
Inoltre, al fine di evitare successive contestazioni, circa l’assenza di qualche documento, è consigliabile procedere ad un’attenta verifica di ciascun atto che è stato consegnato.
Il termine di questa procedura, prevede infine la sottoscrizione di un verbale, che sancisca l’avvenuta regolare trasmissione.
Documenti previsti nel passaggio di consegne
A supporto dei nuovi amministratori, può essere utile un esaustivo elenco di documenti che il professionista uscente è obbligato a consegnare durante il passaggio di consegne:
- Ultimo bilancio approvato, con reso conto successivo sino al passaggio delle consegne.
- Registro anagrafe condominiale.
- Tabelle millesimali e regolamento condominiale.
- Chiavi e timbri del condominio.
- Registri dei verbali di assemblea.
- Contratti con le ditte fornitrici e relative fatture solutorie (luce, acqua, manutenzione ascensore, pulizia scala, autoclave, ecc.).
- Libretti di esercizio e documentazione relativa agli impianti comuni.
- Codice fiscale del condominio.
- Passaggio del conto corrente e/o dei conti correnti condominiali e chiavi di accesso online.
- Polizza di assicurazione del fabbricato.
- Certificato di prevenzione incendi.
- Eventuali contratti di appalto opere straordinarie, stato di avanzamento lavori, certificato di collaudo e di esecuzione a regola d’arte dell’opera.
- Disciplinare d’incarico con il direttore dei lavori.
- Atti giudiziari per i contenziosi che hanno medio tempore coinvolto il condominio.
- Certificazione del modello 770, nonché la comunicazione all’anagrafe tributaria dell’ammontare dei beni e servizi, anche per l’amministratore cessato dalla carica per il suo subentro.
- Documentazione di chiusura cassa.
- Ogni altra documentazione condominiale di carattere contabile o amministrativo necessaria o utile alla prosecuzione della gestione corrente.
Cosa fare in caso di mancata consegna
Come già visto in precedenza, possono verificarsi circostanze in cui il vecchio amministratore, risulti reticente al passaggio di consegne.
Proprio per salvaguardare la corretta gestione condominiale e facilitare lo svolgimento delle attività del nuovo amministratore, la legge prevede la possibilità di fare causa al vecchio responsabile, qualora si mostrasse contrario nel trasmettere tutta la documentazione detenuta.
In particolare, secondo quanto previsto dalla giurisprudenza è possibile, avviare una procedura d’urgenza ossia, un’azione legale piuttoto rapida, grazie alla quale l’ex amministratore viene condannato non solo alla consegna ma anche al pagamento delle spese del procedimento.
Si sono mai verificati problemi nel passaggio di consegne tra amministratori nel tuo condominio? Raccontacelo nei commenti.
